Você já ouviu falar de duplicata escritural? Parece um termo complicado à primeira vista, mas pode ser um aliado na gestão da sua empresa.
Esse documento simplifica o processo de cobrança, aumenta a segurança de duas transações e ainda reduz custos operacionais. Ficou curioso?
Então, continue lendo para descobrir como a duplicata escritural pode transformar a forma como você lida com as finanças do seu negócio.
O que é uma duplicata escritural?
Uma duplicata escritural é um documento que representa uma cobrança decorrente de uma transação comercial entre duas empresas.
Ela é emitida pela empresa credora e corresponde ao valor de uma venda a prazo realizada para a empresa devedora.
Em resumo, a duplicata escritural é um documento eletrônico que representa uma cobrança entre empresas, e que pode ser utilizada como forma de garantia em operações de crédito e financiamento.
Ela é uma opção mais moderna e ágil do que a duplicata tradicional, visto que é gerada e armazenada eletronicamente.
Qual a diferença entre duplicata tradicional e escritural?
Ao contrário da duplicata tradicional, que é um documento físico emitido em papel, a duplicata escritural é gerada eletronicamente e fica registrada em um sistema de controle de crédito.
Dessa forma, todas as informações da cobrança, como valor, data de vencimento e nome das empresas envolvidas, ficam armazenadas de forma segura e acessíveis para consulta.
Esse tipo de duplicata é regulamentado pela Lei nº 5.474, de 18 de julho de 1968, e é utilizado como instrumento de gestão financeira e crédito entre empresas.
A sua principal vantagem é que ela pode ser utilizada como forma de garantia em operações de financiamento e empréstimos, já que representa um título de crédito.
Além disso, a duplicata escritural é uma boa opção para empresas que desejam reduzir os custos com impressão e armazenamento de documentos físicos.
Isso porque ela pode ser integrada em sistemas de gestão empresarial, tornando o processo de cobrança mais ágil e eficiente.
Como a duplicata escritural funciona?
A duplicata escritural funciona de forma eletrônica e é utilizada como um mecanismo de controle e garantia de operações comerciais entre empresas.
Abaixo segue um exemplo prático do uso e do processo de emissão de uma duplicata escritural, incluindo o registro e controle eletrônico:
Imagine uma empresa de eletrodomésticos que vende uma grande quantidade de geladeiras para outra empresa varejista.
A transação é acordada para ser liquidada a prazo, e a empresa de eletrodomésticos emite uma fatura que inclui a duplicata escritural correspondente ao valor da venda.
Processo de Emissão
Em resumo, a emissão das duplicatas escriturais seguem um processo similar ao descrito abaixo:
- Emissão da Fatura: A empresa emissora da duplicata escritural emite uma fatura que inclui a descrição detalhada do produto, o valor total da transação e a data de vencimento. A duplicata escritural é gerada eletronicamente a partir das informações presentes na fatura.
- Registro no Sistema: A duplicata escritural é registrada no sistema de controle financeiro da empresa emissora. Neste registro, são incluídas informações como o número da duplicata, nome e CNPJ da empresa devedora, data de vencimento, entre outras.
- Envio para a Empresa Devedora: A empresa emissora envia a duplicata escritural para a empresa devedora, que confirma o recebimento e a aceitação do documento.
Registro e Controle Eletrônico
Em relação ao registro e controle eletrônico as duplicatas escriturais garantem:
- Armazenamento Seguro: A duplicata escritural é armazenada de forma segura no sistema de controle financeiro da empresa emissora, garantindo a integridade e acessibilidade das informações.
- Consulta e Acompanhamento: Ambas as empresas envolvidas têm a facilidade de consultar a duplicata escritural eletronicamente a qualquer momento, permitindo o acompanhamento do status da obrigação, tais como confirmação de pagamento ou eventual renegociação.
- Utilização como Garantia ou Negociação: A empresa emissora pode utilizar a duplicata escritural como garantia em operações de crédito, financiamento ou até mesmo vendê-la para uma instituição financeira, antecipando os recebíveis.
Vantagens da Duplicata Escritural
A duplicata escritural oferece diversas vantagens, tais como a redução de custos operacionais, maior segurança, melhor controle de contas a receber, facilidade de acesso e gestão, além de integrar-se facilmente aos sistemas de gestão das empresas:
Redução de custos operacionais
A utilização da duplicata escritural elimina a necessidade de impressão, envio e armazenamento de documentos físicos, reduzindo assim os custos relacionados a materiais de escritório, correios e arquivamentos.
Isso contribui para a otimização dos processos e para a redução do impacto ambiental.
Maior segurança e controle
A duplicata escritural oferece maior segurança, já que as informações são armazenadas eletronicamente em sistemas de controle financeiro, minimizando os riscos de perda, adulteração ou extravio de documentos.
Além disso, a integridade e autenticidade das informações podem ser facilmente verificadas.
Facilidade de acesso e gestão
As empresas envolvidas têm a facilidade de acessar e gerir as duplicatas escriturais eletronicamente a qualquer momento.
Isso possibilita um acompanhamento mais eficiente do status das obrigações, permitindo a tomada de decisões mais rápidas e precisas em relação aos recebíveis.
Integração com sistemas de gestão
A duplicata escritural pode ser facilmente integrada aos sistemas de gestão das empresas, o que facilita o planejamento financeiro empresarial e contribui para a automação de processos, melhorando a eficiência operacional.
Utilização como garantia em operações financeiras
A duplicata escritural pode ser utilizada como garantia em operações de crédito e financiamento, proporcionando à empresa emissora uma alternativa para a obtenção de recursos financeiros.
Obrigações e conformidades legais
A emissão e registro de duplicatas escriturais estão sujeitos a requisitos legais específicos. A seguir, destacamos algumas informações relevantes sobre as obrigações e conformidades legais relativas à duplicata escritural:
1. Requisitos Legais para Emissão e Registro:
As duplicatas escriturais devem ser criadas e registradas de acordo com a legislação em vigor, como o Código Civil Brasileiro e a Lei das Duplicatas (Lei nº 5.474/1968).
É necessário que a duplicata escritural apresente todas as informações obrigatórias, como a data de emissão, valor, nome do devedor, nome do credor e data de vencimento.
O registro da duplicata escritural deve ser feito em um cartório de registro de títulos e documentos ou em um sistema eletrônico de registro de duplicatas.
Empresas que emitem duplicatas escriturais devem possuir cadastro na Junta Comercial e estar em dia com suas obrigações fiscais e trabalhistas.
2. Normas e Regulamentações que Regem a Duplicata Escritural:
A Lei nº 5.474/1968 estabelece as normas gerais sobre duplicatas, incluindo as regras específicas para emissão, registro, protesto e cobrança.
A FEBRABAN (Federação Brasileira de Bancos) emite normas e regulamentos para padronizar procedimentos relacionados à duplicata escritural, como o registro eletrônico.
Outras normas e regulamentações podem ser estabelecidas por órgãos governamentais e entidades reguladoras para garantir a segurança e a eficácia das operações envolvendo duplicatas escriturais.
3. Consequências de não cumprir com as obrigações Legais
A falta de cumprimento das obrigações legais relacionadas à duplicata escritural pode resultar em sanções, multas e outros tipos de penalidades.
A duplicata escritural pode ser considerada inválida e não ter valor jurídico se não estiver em conformidade com os requisitos legais.
A empresa emissora da duplicata escritural pode enfrentar processos judiciais movidos pelo devedor ou por terceiros prejudicados.
Conclusão
Viu como a duplicata escritural pode ser uma mão na roda para as empresas? Com ela, o processo de cobrança dos seus clientes se torna mais seguro, garantindo que você possa gerenciar dívidas com tranquilidade.
Além disso, te ajuda a economizar tempo e dinheiro, deixando suas transações mais modernas e trazendo maior facilidade para suas vendas. Se você ainda não usa a duplicata escritural, está na hora de considerar essa mudança!
